Prozesse mögen Ordnung. Ideen Orientierung.

 

Warum Management gut daran tut, beides zu unterscheiden

Warum werden manche Softwarelösungen im Unternehmen schnell angenommen, während andere trotz Schulungen und guter Absichten kaum eine Rolle im Arbeitsalltag spielen? Oft liegt das weniger an der Qualität der Tools als an einer grundlegenden Verwechslung: Unterschiedliche Arten von Arbeit werden gleich behandelt.

Ein genauerer Blick zeigt, dass sich im Unternehmensalltag zwei sehr verschiedene Arbeitslogiken begegnen – Wissensarbeit und Prozessarbeit. Beide sind wichtig. Beide erfüllen unterschiedliche Zwecke. Und beide brauchen unterschiedliche Rahmenbedingungen.

Zwei Arbeitsformen, zwei Denkweisen

Wissensarbeit ist geprägt von Autonomie und Offenheit. Menschen entscheiden selbst, wie tief sie sich in ein Thema einarbeiten, welche Informationen relevant sind und wann ein Ergebnis ausreichend ist. Zusammenhänge müssen erst verstanden, Ideen entwickelt und schrittweise überprüft werden. Der Weg ist dabei selten vollständig planbar, das Ziel oft erst im Verlauf klarer. Erfolg zeigt sich hier vor allem qualitativ: Eine tragfähige Idee oder ein neues Verständnis kann einen größeren Wert haben als viele kleine, wenig wirksame Ergebnisse.

Prozessarbeit funktioniert anders. Sie basiert auf klaren Abläufen, definierten Zuständigkeiten und bekannten Zielen. Es ist festgelegt, was zu tun ist und wie es erledigt werden soll. Prozesse lassen sich dokumentieren, steuern und messen. Effizienz, Verlässlichkeit und Wiederholbarkeit stehen im Vordergrund. Genau diese Eigenschaften machen Prozesse so wertvoll – insbesondere dort, wo Stabilität und Planbarkeit entscheidend sind.

Prozesse haben eine Vorgeschichte

Was dabei leicht in Vergessenheit gerät: Prozesse entstehen nicht von selbst. Sie sind das Ergebnis früherer Wissensarbeit. Bevor ein Ablauf standardisiert wird, wurde darüber nachgedacht, ausprobiert, angepasst und entschieden. Erst danach wird dieses Wissen festgehalten, dokumentiert und in Systeme überführt.

Auch später bleiben Prozesse nicht unverändert. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen, veränderte Marktanforderungen oder Rückmeldungen aus der Praxis führen dazu, dass Abläufe regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden. Dieser Schritt zurück ins Nachdenken ist ein natürlicher Teil guter Prozessarbeit.

Zwischen Struktur und Offenheit

Zwischen Wissens- und Prozessarbeit gibt es Bereiche, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Genehmigungen sind ein typisches Beispiel. Ein Urlaubsantrag ist schnell gestellt und leicht zu kommunizieren, hat aber gleichzeitig rechtliche, organisatorische und finanzielle Bedeutung. Solche Themen brauchen weder völlige Offenheit noch maximale Formalisierung, sondern eine ausgewogene Lösung.

Nicht jede Aufgabe gehört sofort in ein umfangreiches System, und nicht alles sollte ausschließlich informell geregelt werden. Die passende Einordnung hilft, Aufwand und Nutzen in ein gutes Verhältnis zu bringen.

Wenn Tools an der Arbeitslogik vorbeigehen

In vielen Unternehmen wurde in den vergangenen Jahren stark in Systeme investiert, die Prozesse absichern: Finanzwesen, HR, Einkauf oder Controlling. Diese Investitionen sind sinnvoll und notwendig. Gleichzeitig wurde oft angenommen, dass Wissensarbeit sich „nebenbei“ organisiert.

Dabei braucht auch Wissensarbeit geeignete Werkzeuge: Räume für Austausch, Zusammenarbeit, Ideenentwicklung und Dokumentation. Werden Tools ohne Blick auf die zugrunde liegende Arbeitslogik eingeführt, bleiben sie häufig hinter ihren Möglichkeiten zurück – nicht aus Mangel an Funktionen, sondern weil sie nicht zur Art der Arbeit passen.

Wissensmanagement und Qualitätsmanagement – verwandt, aber verschieden

Ein weiterer Punkt ist die Abgrenzung von Wissens- und Qualitätsmanagement. Qualitätsmanagement konzentriert sich auf stabile, transparente Prozesse und deren kontinuierliche Verbesserung. Wissensmanagement hingegen schafft Rahmenbedingungen, in denen Wissen entstehen, geteilt und weiterentwickelt werden kann – häufig mit stärkerem Fokus auf Kommunikation, Kultur und Zusammenarbeit.

Beide Ansätze ergänzen sich sinnvoll, solange klar ist, welche Aufgabe welcher Logik folgt.

Ziele brauchen den passenden Maßstab

Auch bei Zielvereinbarungen zeigt sich der Unterschied. Prozessarbeit lässt sich gut mit quantitativen Kennzahlen steuern: Mengen, Durchlaufzeiten oder Effizienzgewinne. Wissensarbeit hingegen lässt sich nur begrenzt zählen. Lernen, Erkenntnisse oder Ideen entfalten ihren Wert oft erst im Rückblick. Hier ist Qualität der entscheidende Maßstab, nicht die Anzahl.

Ein ruhiges Fazit

Gutes Management zeichnet sich dadurch aus, Unterschiede wahrzunehmen und angemessen zu berücksichtigen. Es schafft Freiräume dort, wo Denken, Austausch und Entwicklung gefragt sind, und sorgt für klare Strukturen dort, wo Stabilität und Verlässlichkeit notwendig sind.

Oder anders gesagt:
Nicht jede Aufgabe profitiert von festen Abläufen – und nicht jede Arbeit wird besser, wenn sie möglichst frei bleibt. Die Kunst liegt darin, beides bewusst zu verbinden.

Hier ein anschauliches Reel zu diesem Thema: https://youtu.be/jI-XQKiFFQY