Produktivität mit Microsoft 365 Teil 1 - Wissensarbeit
Der Begriff
der Produktivität erscheint in jüngerer Zeit in Zusammenhang mit der Verwendung
der Microsoft 365 Produkt-Suite immer häufiger. Dabei wird aufgezeigt wie man
die Produkte nicht nur bedient, sondern auch möglichst effektiv einsetzt. Was sich
dahinter verbirgt, wo man es einsetzen kann und wie es am besten geht, darum
soll es in diesem und den nächsten Blog-Beiträgen von mir gehen.
Führen wir
uns zunächst vor Augen was unter Produktivität generell zu verstehen ist. Die
Betriebswirtschaft hält hierfür für eine einfache Formel bereit. Produktivität ist
der Output geteilt (also pro) Input. Ich werde produktiver, wenn der Quotient
möglichst groß ist, oder anders, ich für weniger Input mehr Output bekomme. Es
gilt also den Einsatz von Ressourcen möglichst kleinzuhalten oder zu reduzieren
bzw. nach Möglichkeiten zu suchen das Ergebnis zu verbessern, um produktiver zu
werden.
Jetzt darf
man aber nicht den Fehler machen und das ganze 1:1 auf die Verwendung von
Microsoft 365 zu übernehmen. Das würde zu kurz greifen. Die obige Definition
von Produktivität komm sehr stark aus der industriellen Fertigung, also aus der
Prozesswelt. In der Welt der Collaboration,
Dokumentation und Kommunikation sind wir aber mit den Wissensarbeitern
unterwegs. Der genaue Unterschied sei noch einmal an anderer Stelle erklärt,
jedoch als einfaches Merkmal können wir schon mal sagen: Wissensarbeiter
gestalten die Prozesse, Prozessarbeiter nutzen sie.
Daher wäre
der Anspruch für die Produktivität der Wissensarbeiter ein anderer. Von einem
Wissensarbeiter, oder besser noch eines Teams von Wissensarbeitern (es lebe die
Schwarmintelligenz), wird erwartet, dass sie mit der vorhandenen Erfahrung die
Möglichkeiten finden, entwickeln, bewerten und sich auf die beste Variante fokussieren.
Vereinfacht
dargestellt, steigern wir die Produktivität nicht nur anhand des Quotienten aus
Output durch Input, sondern wir konzentrieren uns auf den relevanten
Output bezogen auf den Einsatz von relevantem Input.
Eben diese
Frage nach der Relevanz der beiden Faktoren erfordert bestmögliche
Kommunikation und Zusammenarbeit. So können die Kollegen ihre Kompetenz mit
einbringen, egal unter welchen räumlichen oder zeitlichen Bedingungen.
Um den
Kreis aber zu schließen: Mit den Microsoft Produkten, insbesondere den
PowerTools, können wir uns aber auch auf die ursprüngliche Ebene der
Produktivitätsdefinition begeben. Das heißt, dass Standards in Prozesse
überführt werden können, sowohl für Wissens- als auch für Prozessarbeiter,
welche miteinander agieren und so schneller zu einem besseren Ziel kommen.
Genau das
möchte ich im Rahmen dieses Blogs Euch näherbringen.
